Mittwoch, Oktober 22, 2014

Das Servicedesk und ich

Telefonate mit dem IT-Servicedesk habe ich eigentlich nicht so gern, ziemlich genau seit dem Zietpunkt, als ich panisch bis entrüstet dort anrief, weil meine Tastatur nicht mehr ging, und sich rausstellte, dass die Büroputzfrau den Tastaturstecker beim Feudeln gelockert hatte. Seit diesem Tag überprüfe ich eigentlich alle Optionen, wenn etwas nicht geht und bin dann ein mittelhandzahmer Kunde. ("Nein, es ist nicht ausreichend, wenn jemand in den nächsten 5 Stunden vorbeikommt, ich brauche JETZT Netzzugriff").
Gut. Heute aber war alles ein bisschen anders, ich hatte nämlich kein Hardware-Problem, sondern ein Google-Problem.
Dazu muss man wissen, dass unser gesamter geschäftlicher E-Mail-Verkehr vor ca. einem Jahr auf Google-Mail umgestellt wurde, incl. Kalender, Hangouts, Docs, was es da alles so gibt. Ich finde das auf einer gewissen Ebene seltsam, aber auch nicht besonders schlimm (alles besser als Lotus Notes), ich nutze Gmail seit gefühlt Jahrhunderten privat und kann gut damit leben. (Manche Sachen gehen trotzdem nur in Outlook, lassen sich dann aber rüberkopieren, ich sage nur "Verteilerlisten entpacken").
Aus Gründen, die meiner Verhandlungsschwäche mit Oberstchefassistentinnen geschuldet sind, war ich wieder mal in der Pflicht, eine Mail an alle zu schreiben. Diese Mail sollte eine Einladung sein, bei der mich aber nicht interessiert, wieviele Leute zu- oder absagen, ich will auch nicht, dass die Einladung an sich in irgendeinem Termin im Kalender versauert (die Kollegen tendieren dazu, die Terminbeschreibung nicht zu lesen und mit "So, warum sind wir hier?" zu Terminen zu erscheinen). Ausserdem soll der Termin aber im schon im Google Calender automatisch speicherbar sein, weil wenn die Kolloegen (ich zB) einen Termin nicht durch einen Klick bestätigen können, sondern mühsam aus der Mail händisch in den Kalender töckeln müssen, tendieren sie dazu, das zu vergessen und gar nicht zu kommen. Das wäre in dem Fall jetzt wirklich blöd, also hatte ich die Idee, dass es ja IRGENDWIE geht, dass so ein Feld in einer normalen Mail erscheint, wo man draufklicken kann, und dann kommt man zu dem Termin im Kalender, drückt dort "save" oder "Ja, ich komme" und dann ist das erledigt.
Dass das IRGENDWIE geht, weiss ich, weil ich in anderem Zusammenhang mit einer Frau von der Standortkommunikation ein Registrierungstool für einen andere Veranstaltung erstellt habe, und in den Bestätigungsmails von diesem Tool ist dieses Feld. (Ach ja: die Frau von der Standortkommunikation zu fragen war keine Option, weil wir ......, lassen wir das, war es auf jeden Fall nicht. Glauben Sie mir)

Ich habe also erstmal selber rumprobiert, konnte Terminen Hangouts oder WebEx-Meetings hinzufügen, habe in verschiedenen Google-affinen Techblogs gelesen, bin dabei auf die Geschichte mit den .ics-Dateien in Mails gestossen, habe dann über andere Anleitungen geschafft, meinen gesamten Kalender zu exportieren und auch in Mails zu verschicken, das wäre dann aber ein bisschen viel des Guten gewesen, parallel habe ich den computeraffinen Kollegen im Büro gefragt, ob er das kann, konnte er nicht, aber er suchte auch und schaffte es dann immerhin, Aufgaben in seinem Kalender zu erstellen und mir zu schicken, was leider eine totale Themaverfehlung war und ich war kurz davor aufzugeben, und zu sagen: dann schicke ich das halt ohne Termin.

Kurz davor habe ich dann beim Helpdesk angerufen und mein Anliegen geschildert. Und ab dann wurde es sehr lustig. Der Helpdesk-Mann hatte nämlich auch das Gefühl, dass das IRGENDWIE gehen müsste oder wenigstens früher mal gegangen wäre. Er fragte seinen Kollegen, ich warf mein rudimentäres .ics-Wissen in die Runde, mein Kollege rief immer mal wieder "Ich schick dir noch einen Test", der Helpdeskmann schickte seinem Kollegen Tests, mir auch, dann kamen sie drauf, dass man ja immerhin den ganzen Kalender exportieren könnte, aber das wäre zu viel, man könnte aber auch einen ganz neuen Kalender nur mit diesem einen Termin erstellen, den dann exportieren und verschicken, oder wäre es wirklich so schlimm, einen Termin im Kalender als Kalendereinladung zu verschicken, früher wäre das doch gegangen, die Testaufgaben, die mein Kollege schickte, wurden immer abstruser, und währenddessen probierte ich selber noch herum, verschickte an meinen zweiten Bürokollegen ein paar Testmails und musste dann irgendwann ganz laut rufen: "So, jetzt mal alle Ruhe, ich habs!"
Ich habe dem Helpdesk und meinen Kollegen dann schnell noch einen Walkthrough mit ganz vielen Screenshots geschrieben, geschickt, wir haben uns alle noch ein paar Test-Termin-Mails geschickt, den zu verschickenden Link nicht nur generiert, sondern auch hübsch verpackt und alle (besonders ich) waren glücklich. Und wenn sie nur froh waren, mich los zu sein.

(Für die, die es interessiert: man muss den Termin erst auf "public" stellen, dann gibt es da ein Feld "Publish Event", da klickt man drauf, lässt sich durch den eingeblendeten .html-Code nicht irritieren, sondern klickt auf den "Google Calender"-Button, den Link in der Adresszeile von dem Fenster, das dann aufgeht, den kann man verschicken und der macht genau, was ich will. Geht bestimmt schicker und einfacher, aber hey: ich konnte was, was das Helpdesk nicht konnte.)

In den nächsten Wochen ist mein Kalender jetzt ziemlich ausgebucht, meistens handelt es sich um Meetings mit dem Thema "test". Manchmal auch mit "sadlfsdfklhsdkljfh". Aber da muss ich wohl durch. Vielleicht lade ich mir noch ein paar Leute dazu ein.

Kommentare:

kaltmamsell hat gesagt…

Danke vielmals für die Erhellung, das werde ich schon allein aus Spaß an der Freud mal durchspielen.
Oh wait - mein Arbeitgeber ist gerade von Google zu Office365 gewechselt, da ist alles anders.
(Und über den letzten Absatz habe ich auch beim 2. Lesen gelacht. Schallend.)

kaltmamsell hat gesagt…

Nachtrag: Mein "Ich kann was, was der Helpdesk nicht kann"-Moment war dieser: Ich bat darum, dieselbe Telefonnummer im Intranteadressbuch bei den beiden Werkstudenten einzutragen, die sich einen Arbeitsplatz teilten. Das gehe nicht, wurde mir beschieden, Fehlermeldung, wenn dieselbe Telefonnummer bei zwei Einträgen stehe. Dann sollten sie doch, riet ich, irgendwo ein Leerzeichen in einen von beiden Telefonbucheinträgen schmuggeln, schließlich hätten wir umgekehrt durch versehentliche Leerzeichen ständig Doubletten in Verteilern. Dem Gesichtsausdruck des Supports nach zu schließen (er stand neben meinem Schreibtisch), hätte er mir fast einen Adoptionsantrag gemacht.

sabigleinchen hat gesagt…

Ich komme gerne zu diesen netten Terminen. Gibt's da was zu essen? :)
Ganz ehrlich, ich weiss leider oft mehr als das Helpdesk... tragisch. Und der Praktikant bei unserem Helpdesk ist mit Abstand der netteste und kompetenteste der Truppe. Find ich ein bisschen schlimm und ich ruf auch nicht gerne an...

meersuppe hat gesagt…

"So, warum sind wir hier?"

"sadlfsdfklhsdkljfh"